Từ 1.7, doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động điện tử phải đăng nhập bằng VNeID

Đây là nội dung được quy định tại Thông tư 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định 337/2025/NĐ-CP, nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động, đồng thời tăng tính minh bạch và an toàn trong quản lý hợp đồng lao động điện tử.

Theo quy định mới, việc đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ được thực hiện thông qua Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID).

Cụ thể, người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân để đăng nhập hệ thống. Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, tổ chức sẽ sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân để thực hiện giao kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử.

Ngoài chức năng đăng nhập, hệ thống còn tự động khai thác trạng thái hiệu lực của tài khoản định danh điện tử để kiểm tra quyền truy cập và sử dụng nền tảng.

Trong trường hợp tài khoản định danh điện tử của người lao động hoặc người sử dụng lao động bị khóa hoặc thay đổi trạng thái theo quy định của pháp luật, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ tự động điều chỉnh hoặc hạn chế quyền truy cập dựa trên kết quả xác thực từ Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia.

Việc đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ được thực hiện thông qua Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID).

Thông tư cũng quy định rõ các trường hợp Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bị khóa, gồm: theo đề nghị của chủ tài khoản; tài khoản định danh điện tử bị khóa; xảy ra sự cố an toàn thông tin khẩn cấp; theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Một điểm mới quan trọng khác là từ ngày 1.7.2026, mọi hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết đều phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID). Mã định danh này được xem như căn cứ để xác thực, quản lý và tra cứu hợp đồng trong quá trình sử dụng.

Theo các chuyên gia lao động, việc áp dụng mã định danh hợp đồng điện tử sẽ giúp hạn chế tình trạng sửa đổi, giả mạo hoặc tranh chấp liên quan đến nội dung hợp đồng, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác thanh tra, kiểm tra và giải quyết chế độ bảo hiểm, tiền lương cho người lao động.

Thông tư 08/2026/TT-BNV cũng quy định thời hạn lưu trữ dữ liệu đối với hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng và các văn bản điện tử liên quan là 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt.

Các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp cần sớm rà soát hạ tầng công nghệ, cập nhật quy trình quản trị nhân sự và hướng dẫn người lao động kích hoạt tài khoản VNeID mức độ phù hợp để tránh gián đoạn khi quy định mới chính thức áp dụng.

Đối với người lao động, việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử thông qua VNeID không chỉ giúp thuận tiện hơn trong lưu trữ, tra cứu thông tin mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi trong quá trình làm việc, tham gia bảo hiểm xã hội và giải quyết tranh chấp lao động khi phát sinh.